Обзор свободного ПО для совместной работы Feng Office

Что такое Feng Office

Как видно из названия статьи, Feng Office — это свободное ПО для совместной работы. По возможностям и удобству Feng Office может поспорить не только со своими «свободными», но и с проприетарными, платными аналогами — Feng Office поддерживает все возможности, перечисленные в первом абзаце, а его особенностями являются:

• Бесплатность
• Открытость
• Кроссплатформенность (работает на Windows, Mac OS X и Linux. Для установки требуется Apache 2+, PHP 5+ и MySQL 4+)
• Многоязычность (поддерживает большинство языков мира, позволяет пользователю выбирать язык)
• Лёгкость и быстрота установки (ставится на сервер, клиенты работают через обычный браузер)
• Работа «из коробки» (для начала работы почти не требуются настройка)
• Регулярное обновление
• Возможность доступа из любой точки мира (Feng Office — веб-приложение)

Бесплатность и открытость

Feng Office распространяется по копилефт лицензии GNU Affero General Public Licence v.3. Исходный код открыт и доступен для редактирования, сторонние разработчики имеют право предлагать платную поддержку продукта. Так как сама копилефт лицензия ещё не означает, что продукт бесплатный, этот пункт вынесен отдельно. Feng Office Community Edition абсолютно бесплатен — любой может скачать и установить его. Разработчики зарабатывают, продвигая Feng Office в качестве SaaS, т.е. Feng Office устанавливается либо на их, либо на сервер клиента, но поддержкой и настройкой под конкретные нужды в любом случае занимаются не сотрудники компании, а специалисты из Feng Office. Если же такой необходимости нет, можно поддерживать его своими силами и пользоваться бесплатной версией. Под поддержкой понимается обеспечение нормальной работы сервера и сложная настройка под специфические задачи конкретной компании. Обновления же и плагины доступны всем, просто в случае c SaaS обновление проходит в автоматическом режиме, а при самостоятельной поддержке этим нужно заниматься вручную (заменить несколько папок на сервере).

Работа в Feng Office

Главное окно: основная информация, папки проектов и лента вкладок

После авторизации пользователь попадает во вкладку «Обзор» включающую в себя основную информацию по проектам: календарь, активные и ожидающие задачи, последние письма, заметки и документы. Всё это содержится в блоках, ненужные из которых можно свернуть. Акцентировать же внимание хотелось бы не на этом, а на папках проектов и ленте вкладок. Вообще, я постараюсь по частям дать тут необходимый минимум информации, так как, как показывает практика, даже при описании лёгких в использовании систем, если на пользователя вывалить всю информацию скопом, от переизбытка этой самой информации ему хочется убежать, размахивая руками. Так вот, рассмотрим главные элементы рабочего окна Feng Office:

Папки проектов (подсвеченный блок слева) — тоже, что и папки в файловой системе, или, например, spaces в Alfresco, с той лишь разницей, что они просматриваются «насквозь». Например, если выбрать «Все» и нажать на задачи, то будут показаны все задачи по абсолютно всем проектам, к которым пользователь имеет доступ. Если же выделить какой-то конкретный проект — будут показаны задачи только по нему. Тоже самое с поиском (правый верхний угол, не подсвечено) — если выбрана конкретная папка, то поиск будет проходить только по ней, если «Все», то по всей базе. Продуманная иерархия папок — самое главное при начале работы в Feng Office. При халатном подходе, спустя определённое время, когда база достигнет крупных размеров, может настать ситуация, когда из-за большого количества неструктурированной информации в ней будет сложно ориентироваться, что если не сведёт на нет смысл использования системы, то как минимум усложнит работу конечным пользователям. Конечно, в Feng Office всё легко поддаётся редактированию, но лучше заранее продумать ключевые моменты, чем потом тратить время на исправление дерева проектов. Сразу под проектами располагается окно тегов, грамотное заполнение которых также может существенно облегчить работу с большими объёмами данных. Вторая подсвеченная область, справа от проектов — лента вкладок. Как видно на моём примере, там располагаются:

	Обзор (саммари остальных вкладок)
	Заметки
	Почта
	Контакты
	Календарь
	Документы
	Задачи
	Ссылки
	Время
	Отчёты

Feng Office — модульная система, поэтому если что-то из вышеперечисленного Вам вдруг не нужно — это отключается одним нажатием кнопки в настройках. Кроме того, так как предполагается работа с большими объёмами информации, любой элемент, внесённый в базу, не существует отдельно от всего , а в любой момент может быть перенесён в другой проект или связан с другим объектом. Об этом ниже.

Связанные объекты и вкладка «Задачи»

Feng Office состоит из девяти различных модулей, каждый из которых выполняет свои функции — один отвечает за архив документов, другой за управление почтой, третий за работу с задачами и т.д. Так как в системе одновременно может быть множество различных проектов и ещё больше информационных элементов, из которых они состоят, в Feng Office реализованы связанные объекты (linked information). Linked information означает возможность связать любой элемент в базе с любым другим элементом. Так как всё познаётся лучше всего на практике — обратимся к ней, а для этого одновременно рассмотрим одну из важнейших вкладок — «Задачи», которая выглядит вот так:Вкладка состоит из этапов и, собственно, задач. Этап представляет собой определённую часть проекта, или даже весь проект, и разделяется на задания. На примере выше, этап — это регистрация, а задачи — подготовка документов, их заверение и т.д. Задачи можно классифицировать по степени важности, назначать их выполнение отдельным работникам с уведомлением по e-mail или всплывающим окном, создавать, редактировать и завершать прямо из главного окна, а уже завершённые скрывать, выбрав это в фильтре.
Это неполный список возможностей, но мы продолжим подбираться к связанным объектам, и для этого войдём в расширенное меню создания задачи:В данном примере создаётся задача «отправить документы» некой Марине. Эта задача является частью этапа «Регистрация», и назначена на 08.06.2010г. с высоким приоритетом. В самом низу можно увидеть ту самую linked information. В данном случае, это документы, которые нужно отправить, и контакт, кому отправлять. Прикрепить можно, как уже не раз говорилось, всё что угодно: документы, письма, заметки, и т.д. — в зависимости от того, что нужно исполнителю. Выбор объекта:..а сам процесс на практике может выглядеть следующим образом: в работе над проектом менеджеру приходит письмо с просьбой внести изменения в какой-то документ. Менеджер создаёт новую задачу и прикрепляет письмо и сам документ, а если нужно — дополнительно комментирует ситуацию. Исполнитель, который может находится где угодно, хоть в другой стране, видит, что требуется сделать, может посмотреть историю по проекту (что уже было сделано и как идёт работа), и посмотреть историю по самому документу. После внесения изменений, всё движется в обратную сторону. Очевидными плюсами здесь являются:

• Возможность в любой момент пронаблюдать эволюцию проекта и проследить недочёты или варианты оптимизации отдельных этапов
• Быстрый ввод в курс дела исполнителя, не участвующего до этого в проекте
• Защита от дублирования информации или расхождения в версиях, так как все работают с одними и теми же элементами

В нашем примере, подробная информация по задаче будет выглядеть следующим образом:

Документы

В Feng Office есть встроенный редактор для работы с текстовыми документами и презентациями. Он чем-то удалённо напоминает Google Docs, но с несколько меньшими возможностями.Feng Office автоматически подхватывает простейшие текстовые файлы и умеет их показывать, но с более сложными форматами (doc, docx, odt) в плане редактирования внутри программы работать не умеет. Все остальные возможности, такие как история версий, комментирование, архивирование, сжатие, теги и пр., конечно, остаются для любого типа файлов. Чтобы застраховаться от ситуаций, когда несколько человек одновременно решат что-то изменить в одном и том же документе в Feng Office есть возможность его заблокировать. Подробная страница по документу выглядит вот так:Любую из версий можно скачать, а наверху видно, что данный документ прикреплён к задаче. Предпросмотр работает не только с текстовыми файлами, но и с изображениями.

Учёт затраченного времени

При работе над проектами может потребоваться учёт затраченного времени. Как нетрудно догадаться, за это отвечает модуль «Время», но самые внимательные уже могли частично наблюдать его тремя скриншотами выше, в подробной информации по задаче. При нажатии на кнопку «Начать работу» открывается окно учёта времени, с полем для комментирования и кнопками управления:На самой вкладке «Время» это можно вбить вручную:

Почта

Feng Office поддерживает стандартные протоколы: POP3 и IMAP, а также SSL и TSL шифрование. Настройка ничем не отличается от настройки любого mail-клиента, а для популярных сервисов проходит автоматически:Для почты действуют те же правила, что и для всего остального — аккаунты могут быть привязаны к папкам, например, к личным папкам пользователей. Если учётную запись не привязать к проекту, письма будут записываться в корень базы, тогда в последующем их можно каталогизировать. Feng Office не является веб-оболочкой, как, например, RoundCube (который, к слову, достаточно хорош) — он сразу скачивает сообщения в локальную базу и потом работает непосредственно с ней. Окно просмотра почты:Кстати, всплывающие окна используются довольно часто, например, в календаре:Интерфейс создания нового письма стандартный, чтобы не пришлось переучивать пользователей. Выбор адресата возможен вручную, или уже из занесённых в базу контактов. В примере ниже раскрыты вкладки выбора отправителя и вложения — по умолчанию они свёрнуты.

Контакты

Контакты делятся на две большие группы: компании и их работников, что, впрочем, не мешает вбивать тех или других без привязки. Главное окно, как и все другие, представляет собой настраиваемую таблицу, с возможностью фильтрации, прописывания тегов, импорта/экспорта (поддерживаются csv и VCard) и пр.:Детальная информация:

Права и полномочия пользователей

Администратору доступна возможность создавать и редактировать пользователей и группы, добавлять и убирать пользователей из групп, и редактировать права как для групп в целом, так и для отдельных пользователей в частности. Полномочия делятся на системные разрешения:…и разрешения для отдельных проектов:Для почты есть отдельная категория полномочий:Вся настройка проходит в панели «Администрирование» — необходимости напрямую править файлы.

И снова главное окно

Думаю, после всего вышенаписанного можно снова на минуту вернуться к вкладке «Обзор», но на этот раз посмотреть на область, которая в начале статьи была затемнена (календарь вырезан):Блок «Активность» показывает последние действия в базе, а остальные вряд ли нуждаются в каких-либо комментариях по причине своей очевидной наглядности.

Минусы

Обзор был бы не полным, если бы в нём не упоминались минусы программы. Сразу стоит сказать, что сделана она грамотно, и если, к тому же, взять во внимание то, что она не предполагается для решения каких-то сверхсложных задач — найти минусы не так просто. Тем не менее они есть. Целых два.

Работа с документами

Как уже известно из описания выше, в Feng Office есть возможность хранения электронного архива различных версий документов, что особенно удобно учитывая систему папок, и то, что хранится не просто документ сам по себе, а вся история по проекту. Но для работы с файлом его потребуется скачать, а потом обновить в базе, что означает дополнительные действия. Конечно, время на них компенсируется последующим удобством в работе, но всё же это остаётся минусом. Нельзя сказать, что конкуренты сильно продвинулись в этом вопросе, но наличие плагина, или же любая другая реализация, которая автоматизировала бы эту работу, т.е. блокировала и скачивала файл, открывала его в редакторе, стоящим по умолчанию на данное расширение, а после закрытия предлагала бы закачать изменённый вариант, существенно облегчила бы работу.

IMAP

Поддержка IMAP появилась в Feng Office ещё в то время, когда проект назывался OpenGoo и был версии 1.2. Feng Office скачивает сообщения в локальную базу и работает с ними там — прямая синхронизация с почтовым сервером отсутствует, а это значит, что отправленные сообщения и черновики не копируются на сервер, а при удалении письма в Feng Office оно не удаляется с сервера и при использовании сторонних клиентов будет скачано ими как новое.

Резюме

Feng Office отлично подходит для малого бизнеса, а также для совместной работы отдельных отделов среднего бизнеса. Для первого очевидными плюсами являются бесплатность программы и лёгкость её поддержки — достаточно выделить одного человека, который будет время от времени присматривать за порядком в базе. Для среднего бизнеса вопрос цены, скорее всего, не стоит, и тут на первый план выходят конкурентные преимущества, стабильность и удобство в работе, скорость внедрения и обучения пользователей — по всем этим показателям Feng Office держит уверенные позиции. Тем не менее, невозможно безапелляционно рекомендовать всем использовать Feng Office — он покрывает определённый набор потребностей (о чём мы говорили в самом начале), и отталкиваться надо именно от этого. Например, может быть программа обязательно должна поддерживать сервис мгновенных сообщений (IM) с сохранением истории, или давать возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним документом (когда 10 работников правят 1 файл) — в таких случаях стоит рассмотреть другие варианты. Если же при чтении этого обзора стало очевидно, что всё что нужно в Feng Office есть, или же отсутствует какая-то функция, которой можно пожертвовать, и которая есть у конкурента, но обойдётся в значительную сумму — можно всерьёз задуматься об установке Feng Office. Чтобы сделать это было ещё легче, на сайте разработчиков доступна демонстрационная версия.

Что ещё почитать по этой теме:

1. Демонстрационная версия Feng Office на сайте разработчиков
2. Страница для скачивания Feng Office
3. Список ПО для совместной работы

Источник: http://clexit.com/04/feng-office-review/